Você sabe em quais situações e como implantar uma política de reembolso em sua empresa?
Os reembolsos ganharam maior relevância nos últimos meses em decorrência do crescimento da implementação home office nas empresas.
Seja com a gestão de RH ou liderando uma equipe, quem trabalha com pessoas sabe dos desafios encontrados todos os dias.
Encontrar o equilíbrio entre a necessidade de motivar os colaboradores e a gestão de gastos é um dos grandes gargalos em qualquer empresa.
Por isso, a política de reembolso pode ser uma ferramenta importante para a gestão da companhia.
Como funciona uma política de reembolso?
Na verdade, essa medida nada mais é do que um conjunto de regras e procedimentos que qualquer empresa adota para restituir eventuais valores gastos por seus funcionários durante atividades de trabalho.
Outrossim, é uma forma de devolver aos colabores eventuais valores que gastam do próprio bolso como, por exemplo, pagamento de combustível ou alimentação que não estavam inicialmente previstos no orçamento.
Contudo, vale ressaltar a necessidade de a empresa solicitar algum tipo de comprovante do funcionário que justifique o gasto extra.
O que diz a legislação?
As despesas corporativas são todos os gastos que um colaborador tem durante viagens a trabalho, sejam elas locais ou internacionais.
Não é justo, por exemplo, que ele pague com seu dinheiro por um táxi usado exclusivamente para comparecer a uma reunião com um cliente.
De acordo com o art. 2° da CLT, o empregador deve custear as despesas do seu negócio e, assim, disponibilizar os reembolsos de despesas aos colaboradores que estão em regime home office.
No caso de viagens corporativas, o reembolso pode ser realizados de diversas maneiras, de acordo com a necessidade de cada colaborador ou com a política interna da empresa.
Em pagamento de diárias, por exemplo, não é preciso enviar os comprovantes das despesas.
Contudo, caso o valor recebido exceda 50% do salário, o reembolso deve integrar o salário do profissional.
Em geral, as despesas de trabalho não fazem parte do salário dos colaboradores.
Por isso, não existe a incidência de encargos trabalhistas nesses valores recebidos, como FGTS, 13° salário ou férias.
Quais são as restituições mais comuns?
Um método para realizar os reembolsos é a partir do envio de comprovantes, como notas fiscais, por exemplo.
São inúmeras situações em que a política de reembolso pode ser adotada pela empresa, mas as mais comuns são:
- Reembolso com alimentação
- Reembolso com transporte
- Reembolso com hospedagens
- Reembolso com passagens aéreas
- Reembolso com combustível
É normal que seja adaptada à outras situações, conforme as necessidades do seu modelo de negócio.
O ideal é que a política de reembolso seja elaborada com o auxílio do departamento jurídico da empresa, pois é preciso deixar as regras bem claras.
Estabelecendo limites
Estabelecer os limites e transmitir à equipe de forma clara e objetiva é importante para que todas saibam quais são os tipos de reembolsos e quais os valores máximos que a empresa devolverá.
A formalização do processo de reembolso é uma ação que pode promover diretamente a redução e a prevenção de fraudes no reembolso corporativo, além de motivar a equipe.
Além de ser uma excelente escolha para a sua empresa, com uma solução simples e flexível para atender qualquer estratégia da sua empresa, seus funcionários ficarão mais motivados e engajados para as tarefas no dia a dia.
Reembolso flexível
Um modelo com flexibilidade auxilia a manter os interesses tanto da empresa quanto do colaborador.
Entretanto, é necessário adaptar as regras de reembolso conforme a realidade da empresa e definir como será avaliado o reembolso em cada uma das situações.
Mesmo que haja flexibilidade em relação ao reembolso, a empresa precisa impor limites e determinar quais serão as regras a ser seguida antes de cada deslocamento corporativo.
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